La herramienta para “Resaltar Cambios” que aparece en el menú de herramientas es ideal para la escritura que se hace de manera conjunta. Al activarse ésta opción en Word, se señalan o marcan los cambios que se hacen en el documento original para permitir hacerles un seguimiento. Esto significa que cuando usted, el editor, elimina una palabra, puntuación o frase en una oración, el texto no desaparece; queda tachado y con el color seleccionado en las preferencias de Word, para distinguirlo fácilmente del texto que no se modificó. Por el contrario, cuando se agregan palabras al texto, éstas aparecen subrayadas y con el color seleccionado, diferente del color utilizado para indicar el texto eliminado. También, aparece en el margen una línea vertical para identificar los renglones en los que se han hecho las modificaciones. La ventaja de ésta herramienta de edición es que los cambios se identifican por medio de colores y se mantienen así hasta que el autor, los acepta o rechaza.

Se deben activar ciertas funciones de Word para usar la opción de Resaltar los Cambios. Para hacerlo, entre al menú de herramientas y seleccione: “Control de Cambios” y dentro de ella escoja “Resaltar Cambios”. Cuando aparezca la ventana desplegable (cuadro de diálogo), marque las opciones: “Controlar los cambios al modificar”, “Resaltar los cambios en Pantalla” y “Resaltar los cambios en el documento impreso” (ver Figura 1).

Es importante para indicar errores de gramática y de ortografía, pero el aprendizaje real ocurre, cuando la persona que está haciendo la revisión discute el contenido y plantea preguntas que llevan a reflexionar sobre la manera como se ha presentado el material. Pero ¿cómo se logra que todos esos comentarios quepan en el margen del papel? La mayoría de las veces no caben y muy a menudo, los comentarios del revisor terminan siendo muy cortos y algunas veces ilegibles.

Microsoft Word versión 2000, suministra una solución para éste problema con la opción “Comentario” del menú “Insertar”. Esta opción le permite a usted, que está haciendo la revisión, efectuar anotaciones en una ventana independiente que aparece sobre la pantalla, sin modificar el texto real del documento:

Empiece resaltando el texto al que se va a referir. Seleccione la opción “Comentario” que se encuentra en el menú “Insertar”, haciendo clic en el icono que representa insertar un comentario. Usted también puede emplear la barra de herramientas para revisión (Review tool bar).

Aparecerá una ventana nueva en la parte inferior de su documento. Esta ventana contiene un marcador que aparecerá en el documento detrás del texto resaltado.

Escriba sus comentarios. Estos quedarán conectados al marcador dentro del documento.

Cuando el redactor vea el marcador, el o ella, pueden leer sus comentarios simplemente usando el ratón para pasar el cursor sobre el marcador. Los comentarios que usted escribió aparecerán en la ventana pequeña insertada en la pantalla (ver Figura 2).

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